DeCA para gestorías: el documento de control de toda la cartera

Esta página es para la gestoría que lleva el papeleo de veinte, cincuenta o cien pequeños transportistas y quiere saber qué le toca hacer el 5 de octubre de 2026. Está escrita en lenguaje claro y cita la fuente de cada afirmación. Si busca la guía general del DeCA, está en DeCA digital: qué cambia el 5 de octubre de 2026. Si lo que quiere es distinguir el DeCA de la carta de porte y del eCMR, vaya a DeCA, carta de porte y eCMR: tres documentos, tres funciones.

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Qué cambia para una gestoría el 5 de octubre de 2026

El Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) es el documento de control de siempre —el de la Orden FOM/2861/2012— en formato electrónico. Desde el 5 de octubre de 2026 tiene que ser un PDF generado de forma nativa, con QR, y no hay fase de cortesía después de esa fecha: los diez meses desde la entrada en vigor de la Ley 9/2025 son el periodo de transición, y ya están corriendo.

Para el transportista con dos camiones es un cambio de rutina. Para la gestoría es un cambio de volumen. Las tarjetas de transporte, los visados y las revisiones del tacógrafo se tramitan una vez al año o una vez al mes por cliente. El DeCA no: la unidad de la obligación es el envío, y hace falta uno por cada envío de cada cliente, creado antes de que el camión salga.

Haga la cuenta con sus propios números: transportistas en cartera por envíos mensuales de cada uno. Esa cifra, y no la dificultad técnica de emitir un PDF, es el reto real. Hay una excepción que ayuda: un mismo DeCA puede amparar varios envíos cuando el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos, siempre que el origen, el destino, la naturaleza y el peso de cada envío consten por separado (Resolución de 5 de junio de 2026, apartado Sexto).

Qué exige la norma, con su fuente

Todo lo que sigue está en las preguntas frecuentes del Ministerio de Transportes, en la Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784) o en la Orden FOM/2861/2012.

• PDF nativo, 5 MB como máximo. Generado desde datos estructurados. Un escaneo o una foto de un documento en papel no es un DeCA: la Resolución los declara inválidos de forma expresa (apartado Segundo.2). Un escaneo sí puede ser la fuente de la que se leen los datos.
• Un código QR dentro del propio PDF que lleve a una dirección HTTPS única de descarga directa, sin usuario, contraseña ni clics intermedios (apartado Tercero). El dominio puede ser cualquiera.
• Creado antes del inicio efectivo del servicio, en cuanto los datos sean conocidos. La fecha y hora de creación y de modificación quedan en los metadatos del PDF (apartado Segundo).
• Conservación de al menos un año, tanto por el cargador contractual como por el transportista efectivo. La descarga por la URL puede desactivarse siete días naturales después de terminar el servicio; el fichero se conserva (apartados Segundo.4 y Tercero.5).
• Sin firma obligatoria. Firmarlo es voluntario; el Ministerio lo dice en sus preguntas frecuentes.
• Sin plataforma del Ministerio. El DeCA no se sube a ningún sitio. El PDF debe estar disponible en su URL para que el agente lo descargue en un control en carretera.

Quién responde de cada dato

La Orden FOM/2861/2012 obliga a dos figuras a la vez: el cargador contractual y el transportista efectivo. Los dos deben formalizar el documento y los dos responden de que vaya a bordo, salvo que el cargador contractual pruebe que fue emitido (artículos 4 y 7). El reparto de los datos del artículo 6 es este:

• Cargador contractual: a) su nombre o razón social, NIF y domicilio; b) nombre o razón social y NIF del transportista efectivo; c) origen y destino del envío; d) naturaleza y peso de la mercancía.
• Transportista efectivo: e) la autorización especial de circulación, si el vehículo la necesita; f) la fecha del transporte; g) la matrícula del vehículo y, en un conjunto articulado, también la del semirremolque o remolque.
• Cualquiera de los dos: h) las observaciones o reservas que pida alguna de las partes.

La norma no conoce a la gestoría. Si su equipo introduce los datos por cuenta de un cliente, la responsabilidad sigue siendo del cargador contractual y del transportista efectivo. Por eso importa que quede registro de quién actuó por cuenta de quién y cuándo.

La pregunta que la norma no responde: el NIF de un transportista extranjero

Lo que sí sabemos: una empresa extranjera puede tener NIF español (los que empiezan por N, o por W si tiene establecimiento permanente) y, si lo tiene, ese es el que va. Si no lo tiene, no vamos a inventar una respuesta. Trate el dato como una laguna visible —anote qué identificador se ha consignado en su lugar y por qué— y desconfíe de quien le venda una respuesta segura. Cuando el Ministerio publique un criterio, esta página se actualizará.

Cómo organizar el trabajo cliente a cliente

Sea cual sea la herramienta, el flujo que aguanta mil documentos al mes tiene estas piezas:

1. Un espacio por cliente. Cada transportista con sus cargadores habituales, sus vehículos y sus matrículas cargados una sola vez. Los datos fijos del artículo 6 se rellenan solos; los del envío son lo único que cambia cada día.
2. Entrada desde lo que ya existe. La carta de porte en PDF, el escaneo o la foto que el conductor hace desde la cabina. Es la fuente de la que se leen los datos, nunca el documento final.
3. Cola de revisión. Los datos extraídos se comprueban antes de generar nada. Si falta un dato obligatorio, el documento no se genera. El criterio profesional de la gestoría se mantiene.
4. Generación antes de salir. PDF nativo con su QR y su URL de descarga directa, creado antes del inicio del servicio.
5. Entrega al conductor. El enlace en el móvil o una copia impresa con el QR. Si los datos cambian en ruta, se modifica el PDF o se emite uno nuevo con trazabilidad, y el conductor recibe la versión nueva.
6. Archivo por cliente. Cada documento guardado al menos un año, con quién lo generó, por cuenta de quién y cuándo.

Mudravia es una consola construida sobre este flujo para que una gestoría actúe por cuenta de toda su cartera desde un único sitio: espacio por cliente, importación del libro de clientes, cola de revisión, PDF nativo con QR y entrega al conductor. Para la cohorte fundadora no hay cuota base los primeros seis meses, cuesta 12–15 € al mes por transportista gestionado y los tres primeros clientes son gratis para probar el flujo con casos reales; usted fija su tarifa al cliente. Mudravia prepara los documentos; no los presenta ante ninguna administración ni sustituye el criterio de la gestoría. Más detalle en software DeCA para gestorías y en la página del piloto.

Preguntas frecuentes

Llevo la documentación de decenas de transportistas. ¿Cómo se organiza esto?

Un espacio por transportista, con sus clientes, vehículos y matrículas cargados una vez, y un DeCA por envío generado desde esos datos. Se pueden agrupar varios envíos en un solo DeCA cuando el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos en todos y cada envío queda identificado. Cada documento queda archivado al menos un año por transportista, con quién lo generó y cuándo, y el conductor recibe el enlace en el móvil o en papel con el QR. (Resolución de 5 de junio de 2026, apartados Segundo.4, Sexto y Séptimo.)

¿Quién responde si el dato lo introduce la gestoría?

La norma no conoce a la gestoría: la responsabilidad sigue en el cargador contractual (datos del envío) y en el transportista efectivo (datos del vehículo). Por eso conviene que el sistema deje registro de quién actuó por cuenta de quién y cuándo, y que no genere el documento si falta un dato obligatorio. (Orden FOM/2861/2012, artículo 7.)

Si mi cliente subcontrata el porte, ¿quién es quién?

El último transportista de la cadena, el que realiza materialmente el porte, es el transportista efectivo. Quien le contrata directamente —aunque sea otro transportista, una agencia o un operador logístico— es el cargador contractual. Los datos a), b), c), d) y, si procede, h) los responde el cargador contractual; e), f), g) y, si procede, h), el transportista efectivo. (Orden FOM/2861/2012, artículos 4 y 7.2; Ministerio, FAQ DeCA.)

¿El DeCA cambia lo que hay que poner en el documento?

No. Cambia el formato, no el contenido. Los ocho datos del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 siguen siendo los mismos: cargador contractual (nombre, NIF, domicilio), transportista efectivo (nombre, NIF), origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía, autorización especial de circulación si procede, fecha, matrícula (tractor y semirremolque si es articulado) y observaciones si alguna parte las pide. (Orden FOM/2861/2012, artículo 6; Ministerio, FAQ DeCA.)

¿Cuánto tiempo hay que guardarlo y quién?

Al menos un año, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo. La descarga por la URL puede desactivarse a los siete días naturales de terminar el servicio, pero el fichero se conserva. Si una parte lo genera, la otra debe poder descargarlo dentro de ese año. (Resolución de 5 de junio de 2026, apartados Segundo.4 y Tercero.5.)

¿Hay que firmar el DeCA?

No. La firma es voluntaria. Si se decide firmar, el mínimo es una firma electrónica avanzada (AdES), que se consigue con un código de un solo uso o con firma biométrica. Ningún inspector puede exigir firma ni sello de tiempo para dar el documento por bueno. (Orden FOM/2861/2012; Resolución de 5 de junio de 2026, apartado Cuarto; Ministerio, FAQ DeCA.)

¿Qué enseña el conductor en un control?

El PDF en el móvil o la tableta, o una copia impresa con el QR. El agente escanea el QR y descarga el PDF de la URL; por eso la URL no puede pedir credenciales. Una anotación a mano sobre la copia impresa no modifica el documento. Si los datos cambian en ruta, o se modifica el mismo PDF (misma URL y QR, datos antiguos marcados como no válidos) o se emite un PDF nuevo (nueva URL y QR, conservando el anterior); en los dos casos hay que hacer llegar el nuevo al conductor. (Resolución de 5 de junio de 2026, apartados Quinto y Séptimo; Ministerio, FAQ DeCA.)

Fuentes: Preguntas frecuentes DeCA del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible; Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784); Orden FOM/2861/2012 (BOE-A-2013-154), artículos 2, 4, 5, 6 y 7; Ley 9/2025 (BOE-A-2025-24545), disposición transitoria octava; Real Decreto 1211/1990 (ROTT), artículo 222. Las respuestas siguen el texto publicado; no son asesoramiento jurídico. Última revisión: 15/09/2026.

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